Une société doit tenir une comptabilité régulière et sincère, établir chaque année ses comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe), les faire approuver par les associés ou actionnaires, puis les déposer au greffe. Elle doit aussi conserver ses pièces justificatives et, depuis le 1er septembre 2026, être en mesure de recevoir des factures électroniques. Voici le tour d’horizon complet de ce qu’un dirigeant doit tenir, produire et déposer.
Tenir une comptabilité régulière et sincère
Toute société commerciale, quelle que soit sa taille, doit tenir une comptabilité. Elle doit respecter trois principes :
- Régularité : la comptabilité suit les règles et les méthodes du plan comptable général.
- Sincérité : elle reflète de bonne foi la réalité des opérations de l’entreprise, sans omission ni écriture de complaisance.
- Image fidèle : les comptes donnent une vision exacte du patrimoine, de la situation financière et du résultat.
Concrètement, chaque opération (vente, achat, frais, salaire, emprunt, apport) est enregistrée en comptabilité à sa date, avec une pièce justificative à l’appui. La comptabilité s’organise par exercice, qui dure en principe douze mois.
Le recours à un expert-comptable n’est pas obligatoire
Vous pouvez tenir vous-même la comptabilité de votre société, avec un logiciel adapté. La loi n’impose pas de passer par un expert-comptable. En revanche, elle impose une comptabilité conforme et le dépôt des comptes. Une comptabilité incomplète ou irrégulière peut être écartée lors d’un contrôle fiscal, avec des conséquences sur le calcul de l’impôt.
Une société n’a pas les mêmes obligations qu’un micro-entrepreneur
Le micro-entrepreneur bénéficie d’obligations allégées : en général, un livre des recettes et, selon l’activité, un registre des achats. Pour 2026, le régime micro reste ouvert jusqu’à 203 100 € de chiffre d’affaires (vente de marchandises, restauration, hébergement) et 83 600 € (prestations de services et professions libérales). Une société, elle, relève du régime du réel et de la comptabilité d’engagement. Si vous hésitez entre les deux formes, le simulateur micro-entreprise ou société permet de comparer les situations avant de vous décider.
Les livres et documents obligatoires
Une société doit tenir plusieurs livres et registres. Les principaux sont les suivants :
- Le livre-journal : il enregistre chronologiquement toutes les opérations.
- Le grand livre : il reprend ces opérations par compte.
- Le livre d’inventaire : il recopie chaque année le bilan et le compte de résultat, et recense les éléments d’actif et de passif à la clôture.
- Les registres juridiques : registre des décisions des associés ou des assemblées, et selon la forme de la société, registre des mouvements de titres ou des parts.
Dans les faits, ces livres sont aujourd’hui générés par le logiciel comptable. En cas de contrôle, l’administration fiscale peut demander le fichier des écritures comptables (FEC), que votre logiciel doit pouvoir produire.
Les obligations déclaratives courantes
La comptabilité alimente aussi vos déclarations. Selon votre situation, vous devez notamment :
- déclarer et payer la TVA aux échéances de votre régime ;
- déposer la liasse fiscale et la déclaration de résultat, avec le paiement de l’impôt sur les sociétés si la société y est soumise ;
- transmettre la DSN si vous avez des salariés : le 5 du mois pour les entreprises de 50 salariés et plus, le 15 pour celles de moins de 50 salariés.
Les dates précises dépendent de la clôture, du régime de TVA et de la taille de l’entreprise. Le calendrier fiscal vous aide à les repérer, et le site impots.gouv.fr reste la référence pour les règles détaillées.
La facturation électronique
C’est le changement majeur du moment. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’émission est obligatoire depuis cette même date pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI). Elle le sera au plus tard le 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.
Les factures transitent par une plateforme agréée par l’État, et chaque entreprise doit en choisir une. Les micro-entrepreneurs en franchise de TVA sont également concernés. Si ce n’est pas encore fait, choisissez votre plateforme et vérifiez que votre logiciel de comptabilité ou de facturation s’y connecte.
Les comptes annuels : bilan, compte de résultat, annexe
À la clôture de chaque exercice, la société établit ses comptes annuels. Ils comprennent trois documents :
| Document | Ce qu’il montre |
|---|---|
| Bilan | Une photographie du patrimoine à la clôture : ce que la société possède (actif) et ce qu’elle doit ou ses ressources (passif, capitaux propres). |
| Compte de résultat | Les produits et les charges de l’exercice, dont découle le bénéfice ou la perte. |
| Annexe | Les explications nécessaires à la compréhension des deux premiers : méthodes comptables, engagements, détail de certains postes. |
Avant d’établir ces documents, il faut réaliser les écritures d’inventaire : amortissements, provisions, stocks, charges et produits constatés d’avance, rapprochement des comptes bancaires. C’est souvent l’étape la plus technique, et celle où les erreurs sont les plus fréquentes.
Du résultat à l’impôt
Le résultat comptable sert de base au résultat fiscal. Pour les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés, le taux réduit de 15 % s’applique aux PME éligibles sur les 42 500 premiers euros de bénéfice, puis le taux de 25 % au-delà. L’éligibilité au taux réduit dépend de conditions précises : vérifiez-les sur impots.gouv.fr ou avec un expert-comptable.
Approbation et dépôt des comptes
Les comptes annuels ne sont pas définitifs tant que les associés ou actionnaires ne les ont pas approuvés. Cette étape suit un calendrier précis.
- Établissement des comptes par le dirigeant après la clôture.
- Approbation par l’assemblée ou par décision des associés, en principe dans les six mois suivant la clôture de l’exercice. Cette décision porte aussi sur l’affectation du résultat : mise en réserve, report à nouveau ou distribution.
- Dépôt au greffe du tribunal de commerce, en principe dans le mois suivant l’approbation (délai porté à deux mois en cas de dépôt par voie électronique).
Ces délais peuvent varier selon la forme de la société et sa situation. Vérifiez-les avant chaque clôture. Le procès-verbal d’approbation doit être conservé dans le registre des décisions.
Distribuer des dividendes
Si les associés décident de distribuer tout ou partie du bénéfice, les dividendes sont en principe soumis au prélèvement forfaitaire unique (« flat tax »), fixé à 31,4 % en 2026 après la hausse de la CSG sur les revenus du capital. La distribution suppose que les comptes soient approuvés et que la société dispose de sommes distribuables. Pour comparer la rémunération et les dividendes, le simulateur de salaire brut/net donne un premier repère sur la partie salaire.
Les risques en cas de retard
Le défaut d’approbation ou de dépôt des comptes peut entraîner des sanctions, et un associé ou un tiers peut saisir le président du tribunal pour contraindre la société à déposer. Le défaut de dépôt est un manquement sérieux, car il nuit aussi à l’image de la société auprès de ses partenaires et de ses financeurs.
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Recevoir mes devis gratuits →Conservation des pièces justificatives
Les obligations ne s’arrêtent pas au dépôt des comptes. Les livres comptables et les pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, relevés bancaires, contrats, bulletins de paie, notes de frais) doivent être conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Certains documents ont des durées spécifiques, notamment en droit social et en droit fiscal : consultez urssaf.fr et impots.gouv.fr pour les cas particuliers.
Papier ou numérique
Vous pouvez conserver vos pièces sous forme numérique, à condition de garantir leur lisibilité, leur intégrité et leur accessibilité pendant toute la durée de conservation. Avec la généralisation de la facturation électronique, une organisation claire est utile :
- un espace de stockage sécurisé, avec sauvegarde ;
- un classement par exercice et par type de pièce ;
- un accès aisé aux pièces en cas de contrôle ;
- une procédure pour les notes de frais et les tickets, qui se perdent facilement.
Ce qu’un expert-comptable prend en charge
L’expertise comptable est une profession réglementée : seuls les experts-comptables inscrits à l’Ordre peuvent tenir la comptabilité d’une entreprise contre rémunération. Les associations de gestion et de comptabilité (AGC) existent aussi. Si vous confiez tout ou partie de ces tâches à un cabinet, voici ce qui peut entrer dans sa mission :
- la saisie ou la révision de la comptabilité courante, avec un logiciel partagé ;
- l’établissement du bilan, du compte de résultat et de l’annexe ;
- la liasse fiscale, les déclarations de TVA et de résultat ;
- la rédaction des documents juridiques annuels (procès-verbal d’approbation, dépôt au greffe) ;
- la paie et la DSN, si le cabinet propose ce volet ;
- le conseil : choix de rémunération, structuration, prévisionnels, accompagnement lors d’un contrôle.
Vous restez responsable de votre société : le dirigeant signe les comptes et répond de leur exactitude. Le cabinet vous décharge du travail, pas de la responsabilité.
Ce qui fait varier les honoraires
Les honoraires sont libres et se fixent dans une lettre de mission. Ils varient d’un cabinet à l’autre, parfois sensiblement, de l’ordre de quelques centaines à plusieurs milliers d’euros par an selon le cas. Les principaux facteurs de prix sont :
- le nombre d’opérations et de factures à traiter ;
- le régime de TVA et la fréquence des déclarations ;
- la présence de salariés (paie, DSN) ;
- le degré d’autonomie de votre côté (saisie faite par vous ou par le cabinet) ;
- la forme de la société et la complexité juridique ;
- le niveau de conseil et la fréquence des rendez-vous.
Le plus sûr est de comparer plusieurs devis détaillés. Vous pouvez en demander jusqu’à trois à des cabinets de votre département via la demande de devis gratuite. Pour explorer l’offre locale, consultez l’annuaire des experts-comptables par département.
Questions fréquentes
Une société est-elle obligée de faire appel à un expert-comptable ?
Non. Le recours à un expert-comptable n’est pas obligatoire : le dirigeant peut tenir la comptabilité lui-même. En revanche, la société doit tenir une comptabilité conforme, établir ses comptes annuels et les déposer. Faire appel à un professionnel permet surtout de sécuriser ces obligations et de gagner du temps.
Quand une PME doit-elle émettre des factures électroniques ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’émission est obligatoire depuis cette date pour les grandes entreprises et les ETI, et le sera au plus tard le 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises, via une plateforme agréée par l’État.
Combien de temps faut-il conserver ses documents comptables ?
Les livres comptables et les pièces justificatives se conservent en principe dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Certains documents sociaux ou fiscaux relèvent de durées différentes : vérifiez-les sur urssaf.fr, sur impots.gouv.fr ou auprès de votre expert-comptable.