Pour embaucher votre premier salarié, vous devez dans l’ordre : déclarer l’embauche avant la prise de poste, identifier votre convention collective, signer un contrat conforme, organiser la paie et la DSN, puis vous mettre en règle sur la santé, la prévoyance et les affichages. Aucune de ces étapes n’est très complexe, mais l’oubli de l’une d’elles peut coûter cher. Cette check-list vous guide pas à pas et vous aide à chiffrer le budget réel du recrutement.
Avant l’embauche : déclaration préalable et affiliation
La première obligation est la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Elle s’effectue auprès de l’Urssaf, au plus tôt dans les 30 jours qui précèdent l’embauche et obligatoirement avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Elle se fait en ligne, et la déclaration couvre plusieurs formalités en une seule fois : affiliation au régime général de la Sécurité sociale, demande de visite médicale auprès du service de prévention et de santé au travail, et déclaration auprès de l’assurance chômage.
Si vous n’avez jamais employé personne, vérifiez d’abord que votre entreprise est bien enregistrée comme employeur. Selon votre situation, l’Urssaf vous orientera vers un compte employeur classique ou vers un dispositif simplifié comme le titre emploi service entreprise (TESE), réservé aux petites structures. Cette démarche s’applique aussi aux micro-entrepreneurs, qui ont le droit d’employer un salarié. Les détails et les conditions d’accès figurent sur urssaf.fr.
Avant de lancer le recrutement, rassemblez ces éléments :
- l’identité complète du salarié et son numéro de Sécurité sociale (à défaut, les éléments permettant de l’obtenir) ;
- la vérification de son droit de travailler en France, s’il s’agit d’un ressortissant étranger hors Union européenne ;
- la date et l’heure d’embauche, ainsi que la nature du contrat ;
- le registre unique du personnel, à ouvrir dès la première embauche et à tenir à jour.
Conservez l’accusé de réception de la DPAE. Il prouve que vous avez accompli la formalité dans les délais.
Choisir le bon contrat et la bonne convention collective
CDI, CDD, temps partiel, apprentissage : que choisir ?
Le CDI est la forme normale de la relation de travail. Le CDD, lui, n’est autorisé que dans des cas précis : remplacement d’un salarié absent, accroissement temporaire d’activité, emploi saisonnier, etc. Il ne peut pas servir à pourvoir durablement un poste lié à l’activité normale de l’entreprise. Le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation représente une autre voie, avec un volet formation et des aides éventuelles dont les conditions évoluent régulièrement : consultez les sites officiels avant de bâtir votre budget dessus.
| Type de contrat | Quand l’utiliser | Point d’attention |
|---|---|---|
| CDI | Besoin durable, poste pérenne | Rupture encadrée (démission, licenciement, rupture conventionnelle) |
| CDD | Motif légal précis et temporaire | Écrit obligatoire, motif mentionné, risque de requalification en CDI |
| Temps partiel | Besoin limité en heures | Écrit obligatoire, durée du travail et répartition à préciser |
| Apprentissage / professionnalisation | Formation en alternance | Obligations de tutorat et de suivi pédagogique |
Identifier votre convention collective
La convention collective applicable dépend de l’activité principale réelle de l’entreprise, et non d’un choix personnel. Le code APE est un indice utile, mais il ne suffit pas toujours à trancher. Cette convention fixe des règles qui complètent ou améliorent le Code du travail : classifications et salaires minimums conventionnels, durée de la période d’essai, préavis, congés supplémentaires, éventuelle prévoyance obligatoire, etc.
Une fois identifiée, indiquez-la sur le contrat et sur chaque bulletin de paie, et tenez-la à disposition des salariés. En cas de doute sur la convention applicable, un expert-comptable ou un conseil spécialisé en droit social peut vous aider à la déterminer.
Rédiger le contrat de travail
Un CDI à temps plein peut être conclu sans écrit dans certains cas, mais la rédaction d’un contrat reste fortement recommandée : elle fixe les règles et évite les litiges. Le CDD et le temps partiel exigent un écrit, remis au salarié dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche pour le CDD.
Un contrat solide mentionne en général :
- l’identité des parties et la date de début ;
- l’intitulé du poste, la classification et les missions principales ;
- le lieu de travail et, le cas échéant, une clause de mobilité ;
- la durée du travail et son organisation ;
- la rémunération (salaire de base, primes, avantages) ;
- la période d’essai, si elle est prévue : elle doit figurer au contrat, respecter les durées maximales fixées par la loi ou la convention collective et ne se présume jamais ;
- la référence à la convention collective ;
- les organismes de retraite complémentaire, de santé et de prévoyance.
Côté rémunération, le SMIC est de 1 867,02 € brut par mois pour un temps plein depuis le 1er juin 2026. Votre convention collective peut imposer un minimum plus élevé pour la classification du poste : c’est ce montant qui s’applique alors.
Les clauses particulières (non-concurrence, exclusivité, confidentialité, télétravail) doivent être justifiées et proportionnées. Une clause de non-concurrence n’est valable que si elle est limitée dans le temps et l’espace, et assortie d’une contrepartie financière. Faites relire le contrat par un professionnel si vous y intégrez ce type de clause.
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Le bulletin de paie
Dès le premier mois, vous devez remettre un bulletin de paie conforme : salaire brut, cotisations salariales et patronales, net à payer, net après prélèvement à la source, congés, mention de la convention collective. Il faut donc choisir un logiciel de paie ou externaliser la tâche. Pour estimer rapidement la différence entre brut et net, vous pouvez utiliser le simulateur de salaire brut/net, qui donne un ordre de grandeur avant la signature du contrat.
Trois options existent :
- Faire la paie vous-même avec un logiciel : économique, mais chronophage, et vous restez responsable de toute erreur ;
- Confier la paie à un expert-comptable : la profession est réglementée, et seuls les experts-comptables inscrits à l’Ordre peuvent tenir une comptabilité contre rémunération ; la paie est souvent proposée en option dans la lettre de mission ;
- Passer par une association de gestion et de comptabilité, selon votre statut et votre activité.
La DSN, chaque mois
La déclaration sociale nominative (DSN) remplace la plupart des déclarations sociales. Elle est mensuelle et transmise par voie dématérialisée. L’échéance est le 5 du mois pour les entreprises de 50 salariés et plus, et le 15 du mois pour celles de moins de 50 salariés, ce qui sera votre cas. Elle sert aussi à signaler les événements qui touchent le contrat : arrêt maladie, fin de contrat, reprise de travail.
Ajoutez ces dates à votre calendrier fiscal et social pour ne pas dépasser les échéances. Une DSN en retard ou erronée peut entraîner des pénalités et des corrections fastidieuses.
Obligations santé, prévoyance et affichages
Complémentaire santé et prévoyance
Tout employeur du secteur privé doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés, avec une prise en charge d’au moins la moitié de la cotisation. Certains salariés peuvent demander à en être dispensés dans des cas précis prévus par les textes. Votre convention collective peut ajouter des garanties, notamment en prévoyance (incapacité, invalidité, décès), voire imposer un organisme ou un niveau de couverture. Les cadres bénéficient aussi d’une prévoyance obligatoire. Demandez plusieurs devis à des assureurs ou à un courtier, et vérifiez que le contrat respecte le niveau minimal exigé.
Santé et sécurité au travail
- Visite d’information et de prévention : elle est organisée auprès du service de prévention et de santé au travail, dans les délais prévus après l’embauche. La DPAE en lance la demande, mais vérifiez qu’elle est bien planifiée.
- Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) : il est obligatoire dès le premier salarié. Il recense les risques du poste et les actions de prévention.
- Assurances : contrôlez que votre assurance responsabilité civile professionnelle et votre contrat multirisque couvrent bien la présence d’un salarié.
Affichages et documents à tenir à disposition
Certaines informations doivent être affichées dans l’entreprise, ou accessibles par un moyen équivalent :
- les horaires collectifs de travail (ou l’affichage des horaires individuels selon l’organisation) ;
- les coordonnées de l’inspection du travail et du service de prévention et de santé au travail ;
- les consignes de sécurité et d’incendie, et les numéros d’urgence ;
- l’interdiction de fumer et de vapoter dans les locaux ;
- les informations sur l’égalité professionnelle et la lutte contre le harcèlement ;
- l’indication de l’endroit où consulter la convention collective.
La liste exacte varie selon l’activité et la taille de l’entreprise : le ministère du Travail la publie sur ses pages officielles.
Budget réel d’un premier recrutement
Le salaire brut n’est qu’une partie du coût. Pour mesurer le coût total pour l’entreprise, prenez en compte :
- le salaire brut et les éventuelles primes ;
- les cotisations patronales, dont le montant dépend du niveau de salaire et peut être réduit par certains dispositifs d’allègement de charges ;
- la part employeur de la mutuelle et la prévoyance ;
- les congés payés, qui représentent un coût réel pour l’entreprise ;
- le matériel et le poste de travail : ordinateur, logiciels, équipement, éventuels frais de transport ou titres-restaurant ;
- les frais de gestion : logiciel de paie ou honoraires de l’expert-comptable pour la paie, souvent facturée au bulletin ou au forfait ;
- la formation et le temps d’intégration, pendant lequel la productivité reste limitée.
Les honoraires de paie varient selon le cabinet, le nombre de bulletins, la fréquence des mouvements (arrêts, absences, heures supplémentaires) et les missions associées (contrat, DSN, soldes de tout compte). Ils restent en général modestes au regard du coût du salarié, mais mieux vaut comparer plusieurs offres : les honoraires sont libres et se précisent dans une lettre de mission.
Vérifiez aussi l’impact sur votre statut. Un micro-entrepreneur bénéficie d’un régime simplifié : il ne déduit pas ses charges réelles, y compris les salaires, mais applique un abattement forfaitaire. Employer un salarié peut donc peser lourdement sur sa rentabilité, et l’intérêt d’une société se pose alors plus vite. Le simulateur micro-entreprise ou société aide à comparer les deux situations. Pour les règles fiscales de détail, reportez-vous à impots.gouv.fr ou à votre expert-comptable.
Enfin, la décision d’embaucher doit reposer sur une trésorerie capable de supporter le salaire chaque mois, y compris les mois creux. Un expert-comptable peut bâtir avec vous un prévisionnel intégrant le salaire, les charges et la marge de sécurité. Pour comparer des cabinets proches de chez vous, parcourez l’annuaire par département ou envoyez une demande de devis gratuite : jusqu’à trois cabinets de votre département vous répondent, sans obligation de votre part.
Questions fréquentes
Peut-on embaucher un salarié quand on est micro-entrepreneur ?
Oui, un micro-entrepreneur peut employer des salariés, à condition d’accomplir les mêmes formalités que les autres employeurs : DPAE, contrat, paie, DSN, mutuelle. Les salaires ne sont pas déduits du chiffre d’affaires en régime micro, car l’abattement est forfaitaire, donc vérifiez la rentabilité avant de vous lancer.
Faut-il obligatoirement un expert-comptable pour faire la paie ?
Non, le recours à un expert-comptable n’est pas obligatoire, et vous pouvez gérer la paie vous-même avec un logiciel adapté. Il reste utile pour sécuriser les premiers bulletins, la DSN et le choix de la convention collective, mais c’est une option, pas une obligation.
Que risque-t-on si la DPAE n’est pas faite avant l’embauche ?
L’absence de DPAE est sanctionnée, et peut être assimilée à du travail dissimulé si elle est volontaire ou répétée, avec des pénalités financières et d’autres conséquences. En cas d’oubli, régularisez immédiatement la situation auprès de l’Urssaf et consultez un professionnel.